Functioneringsproblemen

Dossiervorming

Goede dossiervorming begint met het volgen van de juiste procedure. Hierin beschrijft u precies welke stappen u in welke volgorde doorloopt als u uw werknemers aanspreekt op hun functioneren, houding en/of gedrag. De essentie hiervan is:

• U bespreekt het functioneren, de houding en/of het gedrag met uw werknemer. U benoemt daarbij concreet uw punten van kritiek en maakt afspraken over hoe deze kunnen worden verbeterd. Coaching, training en/of scholing kunnen een wezenlijke bijdrage leveren aan verbetering.
• U geeft aan hoe u dit opvolgt en hoe het vervolg eruit zal zien (bijvoorbeeld een evaluatie na een bepaalde tijd, een vervolggesprek als het opnieuw niet goed gaat, een andere functie). Benoem daarbij ook de termijnen.
• Leg de gesprekken schriftelijk vast en laat deze ondertekenen door uw werknemer. Indien uw werknemer het eens is met de afspraken, dan tekent hij dit voor akkoord. Indien dat niet het geval is, dient de werknemer ten minste te tekenen voor gezien.
• Als er enkele elkaar opvolgende gesprekken zijn geweest en er is geen verbetering, dan kunt u mogelijk over gaan tot ontslag.

In de sanctieprocedure zijn de verschillende, elkaar opvolgende correctiegesprekken vastgelegd. Daarmee is de sanctieprocedure nog geen standaard stappenplan. De ernst van het disfunctioneren, de ongewenste houding of het ongewenste gedrag kan immers sterk uiteenlopen. Bij bewuste grove nalatigheid treft u een andere maatregel dan bij een kleine overtreding van uw bedrijfsregels. U moet dus elke stap zorgvuldig voorbereiden.

Bij dossiervorming is een constructieve opstelling van uw kant van wezenlijk belang. Dat betekent dat u allereerst consequent moet zijn in het aanspreken van uw werknemers op hun functioneren, houding en gedrag. Verder dient u hen een eerlijke kans te geven om zich te verbeteren en, als een werknemer zijn functie eenvoudigweg niet aankan, te kijken naar alternatieven. U moet waar mogelijk (en redelijk) de helpende hand bieden. Juist door u constructief op te stellen kunt u hetzelfde verlangen van uw werknemer.

Een goede procedure en - nog belangrijker - goede toepassing daarvan kan tot twee dingen leiden:

• Het functioneren van de werknemer is verbeterd en wordt voldoende bevonden. Dan wordt dreigend ontslag voorkomen.
• Mocht er geen verbetering in het functioneren van uw werknemer zijn, dan heeft u een goed dossier in handen en wordt het ontslag eenvoudiger (en goedkoper).