Gesprekstechnieken aanzeggingsgesprek

Het ‘aanzeggingsgesprek’ moet goed worden voorbereid. Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten.

  • Voorbereiding
  • Het gesprek
  • Na het gesprek


Voorbereiding

Verzamel alle benodigde documentatie:

  • Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
  • Tussentijdse afspraken
  • Eventuele outplacementcontracten
  • Zet alle redenen voor ontslag/niet verlengen van het contract op een rij
  • Verzamel documentatie over hoe nu verder: UWV-informatie, outplacementcontract, etc.
  • Neem een besluit over de ingangsdatum van ontslag
  • Besef dat uw besluit onherroepelijk is
  • Meld het ontslag bij P&O
  • Regel eventueel een P&O-medewerker om bij het gesprek te zijn


Het gesprek

  • Val met de deur in huis. Begin met het slechte nieuws.
  • Toon emoties. “Ik vind het moeilijk om te zeggen, maar ik heb slecht nieuws...”
  • Laat merken dat u rekening houdt met zijn/haar emoties: “Het spijt me enorm voor u, maar…”
  • Geef daarna de motivering voor het slechte nieuws.
  • Houd het kort, overzichtelijk, helder en concreet.
  • Laat stiltes vallen. Geef werknemers de kans om te reageren.
  • Vang daarna de klap op. Dat kunt u doen door de gevoelens die u ziet te beschrijven.
    • Ik begrijp dat dit voor u geen aangenaam bericht is.
    • Ik zie dat u geschrokken bent. U bent geëmotioneerd.
  • Het kan zijn dat emoties te hoog opgelopen. Stel dan een korte pauze voor.
  • Markeer de overstap naar “hoe nu verder?” door dat duidelijk te zeggen. “Ik stel voor om…”.
  • Maak afspraken over af te ronden en over te dragen werk.
  • Spreek een laatste werkdag af.
  • Maak afspraken over hoe en door wie het ontslag gecommuniceerd wordt.
  • Overleg documenten die eventueel getekend moeten worden.
  • Maak een afspraak voor een eventueel exitgesprek.
  • Overleg over eventuele vervolgtrajecten: outplacement, coaching, WW-uitkering, aanbieden van getuigschrift of referenties.
  • Adviseer uw werknemer om zo snel mogelijk contact op te nemen met het UWV om een uitkering aan te vragen.
  • Sluit het gesprek af met een korte samenvatting van de gemaakte afspraken.
  • Wens uw werknemer sterkte met de verwerking van dit slechte nieuws.


Na het gesprek

  • Regel dat het ontslag bij de daarvoor geëigende instantie wordt gemeld, volgens de in uw organisatie geldende procedure (bijvoorbeeld door de P&O-afdeling).
  • Regel het exitgesprek (ook dit kan de P&O-afdeling eventueel regelen).
  • Leg alle gemaakte afspraken schriftelijk vast.
Geïnitieerd door:Zestor