Verzuimredenen

Er kunnen meerdere oorzaken zijn waardoor iemand langdurig dreigt te verzuimen. Denk hierbij aan gezondheidsklachten, problemen in relatie tot arbeid en zorgtaken, de ervaren werkdruk of andere problemen op het werk of thuis. Voortijdig signaleren van dergelijke problemen voorkomt langdurige uitval. Ga dus zo snel mogelijk het gesprek aan met uw werknemer en onderzoek wat de oorzaken zijn van het verzuimgedrag. Pas dan kunt u gericht mogelijke oplossingen bespreken met de desbetreffende medewerker en de kans op langdurig verzuim verkleinen.

Verhoogde werkdruk

Als werkgever moet u proberen een te hoge werkdruk en stress te beperken. Het hbo heeft hiervoor verschillende instrumenten ontwikkeld. Kijk hiervoor op www.werkendebalans.nl of www.arbocatalogushbo.nl.

Tips voor tegengaan van hoge werkdruk zijn:

• Pas het werk zoveel mogelijk aan aan de persoonlijke omstandigheden van uw werknemers (ergonomische aanpassingen, ervaring).
• Laat uw werknemer zoveel mogelijk zelf het tempo van het werk bepalen.
• Verdeel verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit betekent onder meer dat u rekening houdt met de capaciteit van werknemers.
• Spoor risico’s op, bijvoorbeeld in de risico-inventarisatie en –evaluatie.
• Ontwikkel preventief beleid.
• Zorg dat werknemers die met stress kampen deskundige begeleiding krijgen.

Arbeidsconflicten

Sluimerende, niet uitgesproken arbeidsconflicten of conflictueuze situaties vormen een groot verzuimrisico. Voor het vaststellen van een arbeidsconflict is het wenselijk dat ten minste één partij uitspreekt naar de leidinggevende (of naast hogere) dat hij/zij een verstoorde arbeidsrelatie ervaart of dat een andere partij hem of haar belemmert in het functioneren.

De gevoelde frustratie hoeft geen objectieve grond te hebben.

• Bespreek en benoem het probleem samen met uw werknemer. De leidinggevende is het aanspreekpunt, tenzij deze zelf onderdeel van het probleem is. De verzuimbegeleiding moet dan aan een collega worden overgedragen en er moet een terugkoppeling worden afgesproken.
• Samen met uw werknemer moet gezorgd worden voor het omzetten van de ziekmelding in een ‘afwezigheidsmelding op basis van een conflict’.
• Lukt dat niet, laat dan een afspraak maken met de bedrijfsarts die medische en niet-medische oorzaken ontwart. Laat de bedrijfsarts voor het niet-medische deel van het probleem terugverwijzen naar de leidinggevende.
• Bekijk of uw werknemer tijdens het zoeken naar een oplossing toch kan komen werken, eventueel op een andere locatie, voor een andere klas of in een andere functie.
• Als de emoties hoog oplopen: neem een time-out van maximaal 5 werkdagen om de werknemer(s) stoom te laten afblazen. Maar houd in die vijf dagen ook contact!
• Laat uw werknemer zelf actief nadenken over een oplossing.
• Schakel een cirkel van hulp in (zoals de bedrijfsarts, HR-adviseur, bedrijfsmaatschappelijk werk, collega’s).
• Stel een actieplan op: wie doet wat en wanneer?
• Indien mediation een oplossing kan zijn, start daar dan zo spoedig mogelijk mee.

Het uitspreken van een vermoeden van een conflict kan het conflict ter plekke activeren, maar maakt ook dat er gewerkt kan gaan worden aan een oplossing. Verzuimen is geen oplossing bij een conflictsituatie! Daarom dient verzuim als gevolg van een arbeidsconflict zoveel mogelijk voorkomen te worden. Helaas is dit niet altijd mogelijk. Een arbeidsconflict kan zo ernstig zijn dat er een ziekmakende situatie ontstaat, waardoor uw werknemer zich genoodzaakt voelt ziekteverlof aan te vragen. In die gevallen kan onderstaand stroomschema u helpen om te gaan met de conflictsituatie.

Functioneringsproblemen

Werknemers met een functioneringsprobleem vormen een zeer reëel verzuimrisico, zeker als het functioneringsprobleem onvoldoende wordt uitgesproken. Functioneringsgesprekken of persoonlijk ontwikkelplan-gesprekken (POP-gesprekken) kunnen voorkomen dat een van uw werknemers zich genoodzaakt voelt verzuimverlof aan te vragen.

Communicatie

Gebrekkige of moeizame communicatie kan leiden tot conflicten en onvrede over het werk, en daarmee uiteindelijk tot verzuim. Geven uw medewerkers aan dat de interne communicatie niet goed verloopt? Neem deze signalen dan altijd serieus.

Interne communicatie over re-integratieafspraken kan niet duidelijk genoeg zijn. Zet afspraken daarom ook expliciet op papier en vraag uw werknemer het document voor gezien te ondertekenen. Zo is helder dat u en uw werknemer tot duidelijke afspraken zijn gekomen.